Согласование бюджета в крупной компании обычно проходит сложно и входит в обязанности ИТ-директора, который отвечает не только за ИТ-инфраструктуру, но и целый штат сотрудников. В компаниях поменьше планирование расходов ложится на плечи ИТ-специалиста, это одна из тех рутинных задач, которую стараются максимально отложить и подвинуть в списке дел, ведь придется потратить время и постараться предусмотреть даже самые неожиданные расходы. Часто сотрудник сталкивается с пожеланием руководства оптимизировать расходы и начинаются «танцы с бубнами» по урезанию не очень важных на первый взгляд статей бюджета.
Согласование каждой инициативы и счета отдельно отнимает гораздо больше времени и нервов, заставляя утопать в бюрократии. Поэтому предлагаем разобраться со статьями расходов, собраться с силами и все-таки сформировать свой ИТ-бюджет на полгода-год.
Ключевые статьи расходов
Бюджет обычно состоит из нескольких частей, а каждая статья расходов зависит от поставленных ИТ-отделу задач и существующей инфраструктуры. В первую очередь, важно понять постоянные затраты по текущим задачам, влияющие на бесперебойное функционирование бизнеса. Это операционные расходы (ОРЕХ), которые часто имеют ежемесячный цикл оплаты:
- подписки на сервисы
- услуги аутсорсинга
- офисная техника и расходные материалы
- фонд оплаты труда специалистов в штате.
Такие затраты мигрируют в каждую новую версию бюджета, не требуя дополнительных обсуждений.
В зависимости от целей и масштаба бизнеса следующей важной статьей бюджета могут стать капитальные расходы (CAPEX). Это траты на оборудование, внедрение новых ИТ-технологий, требующих разовой закупки и участия узкопрофильного специалиста. Инициатором расходов CAPEX может стать как собственник, так и ИТ-специалист, если перед ним поставили такую задачу заранее.
Планы по развитию
Если бизнес растет и развивается, может потребоваться модернизация уже существующей системы, а значит, определенный бюджет нужно предусмотреть на инвестиции в ИТ-инфраструктуру. Эта статья расходов не всегда диктуется непосредственно владельцем и его стратегией продвижения. Иногда ИТ-специалисту необходимо оценить проект и донести преимущества и выгоды нововведений. Здесь понадобится более серьезная доказательная база, особенно если эта часть относится к капитальным расходам. Крупные компании, как правило, закладывают финансы заранее, и выделить бюджет по первому требованию не готовы.
Рациональная оптимизация
Капитализировать расходы на содержание ИТ-инфраструктуры можно, если перевести некоторые затраты в операционные. С такой схемой справляются, например, облачные технологии, успешно заменяя «железо», сложное оборудование и габаритные сервера на виртуальные хранилища. Перевести в облако можно документооборот, работу бизнес-приложений, резервные копии и даже персональные данные. Стоимость облака зависит от потребностей компании, однако затраты на такие цифровые картотеки будут ниже и наглядно продемонстрируют оптимизацию расходов на ИТ.
При планировании бюджета приходится максимально балансировать между потребностями ИТ-отдела и пожеланиями руководства, эта задача не только для профессионалов своего дела, но и в какой-то степени дипломатов. Если проанализировать ИТ-инфраструктуру, ее возможности и недостатки, просчитать затраты на ее обслуживание и развитие, получится сформировать четкий бюджет, который удовлетворит обе стороны.